PROPOSAL
SISTEM INFORMASI
PEMBAYARAN SPP PADA SD BANTUR 2 KABUPATEN MALANG MENGGUNAKAN DELPHI
Oleh :
Dicky Arieska Hidayat (080403020045)
Eni Mauliyah (086403020026)
Millatina Sinawa (080403020006)
Nurrudin Septiawan (080403020049)
Zainul Abidin (080403020095)
JAKARTA
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KANJURUHAN MALANG
2010
1. Latar Belakang
Seiring perkembangan zaman, perkembangan teknologi pun semakin pesat, berbicara tentang teknologi dan informasi, komputer merupakan salah satu bentuk teknologi yang perkembangannya dalam hitungan hari saja dan merupakan suatu media elektronik yang memegang peranan yang sangat penting dalam perkembangan teknologi saat ini, serta terus menerus mendominasi berbagai proses kerja agar dapat lebih mudah, efektif dan efisien.
Perkembangan teknologi komputer juga merambat ke dalam dunia pendidikan, hampir seluruh sekolah telah memiliki teknologi yang canggih dalam pengolahan data sekolah, baik dalam pengolahan data siswa, data pegawai maupun laporan penggajian hingga laporan pembayaran SPP maupun biaya pendidikan lainnya.
Dalam perkembangan di bidang pendidikan, masing-masing pihak sekolah dituntut untuk mengikuti perkembangan teknologi tersebut. Dalam penyajian informasi, setiap instansi memiliki cara yang berbeda-beda pula, ada yang sudah menggunakan komputer dan ada juga yang masih menggunakan buku-buku dalam pencatatan pembayaran SPP . Hal ini tampak pada saat menginputkan data sering terjadi kesalahan, penulisan secara berulang-ulang yang dilakukan staff administrasi dalam memasukkan data, terdapat juga duplikasi data, tingkat keamanan data serta kemampuan staff administrasi dalam memasukkan data yang kurang efektif dan efisien.
Dengan pemanfaatan teknologi inilah sebagai alat bantu dalam proses peningkatan kinerja para staff sehingga pekerjaan terselesaikan dengan cepat, tepat dan akurat dengan tujuan sekolah. Banyaknya pertimbangan yang diambil kepala sekolah dalam mengatur sekolah maka beliau berhak mendapatkan informasi dan laporan yang tepat dan sesuai kebutuhannya dalam mengambil keputusan.
Hal ini dapat diantisipasi dengan penggunaan media komputerisasi di SD ini. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem informasi yang dapat membantu dalam pengolahan data pembayaran SPP siswa . Pemanfaatan komputer sebagai media pengolahan informasi akan sangat membantu dan memudahkan sekolah dalam pengolahan pembayaran SPP siswa. Dengan dibuatnya aplikasi sistem informasi pembayaran SPP siswa akan sangat membantu dalam pengolahan pembayaran SPP siswa.
Melihat banyaknya buku-buku yang digunakan dalam pencatatan pembayaran SPP pada SD Bantur 2 Kabupaten Malang yang mengakibatkan pekerjaan menjadi tidak efisien, maka penulis berkeinginan membuat sebuah “Sistem Informasi Pembayaran SPP pada SD Bantur 2 Kabupaten Malang Menggunakan Delphi” yang nantinya diharapkan dapat membantu petugas penerima SPP dalam pekerjaannya.
2. Identifikasi Masalah
Perkembangan dunia pendidikan saat ini sangat sinergis dengan perkembangan computer, begitu juga dengan pengolahan data yang dilakukan pada sekolah-sekolah saat ini. Pengolahan data tidaklah begitu mudah sehingga sangat dibutuhkan sebuah aplikasi untuk mempermudah kerja dan data dapat lebih akurat.
Sedangkan pada SD Bantur 2 Kabupaten Malang masih menggunakan buku catatan sebagai alat bantu dalam proses pembuatan laporan transaksi pembayaran SPP yang mengakibatkan pekerjaan menjadi lebih rumit dan data terkadang tidak akurat. Dalam hal ini penulis merumuskan masalah lebih difokuskan pada bagaimana sebuah aplikasi pembayaran SPP dapat dibangun dan bekerja sesuai kebutuhan pengguna yang akhirnya diharapkan dapat membantu pengguna dalam mempermudah pekerjaannya.
3. Batasan Masalah
Agar sebuah program yang menyediakan informasi tidak menyimpang dari tujuan sebenarnya, maka penulis membatasi masalah hanya pada kegiatan transaksi pembayaran SPP dan data siswa. Penulis tidak membahas tentang nilai siswa.
Hal ini dilakukan untuk menghindari kerumitan dalam pembuatan proposal, dan juga mengingat keterbatasan waktu dan kemampuan penulis dalam memperoleh data yang diperlukan.
4. Tujuan dan Manfaat
4.1 Tujuan
a. Tujuan Pihak Sekolah
Ø Untuk mempermudah proses pembayaran SPP pada SD Bantur 2 Kabupaten Malang
Ø Untuk mempermudah dalam memasukkan dan mengumpulkan data
Ø Untuk mengurangi tingkat kesalahan dalam proses pemasukan data
Ø Untuk menghemat waktu
Ø Untuk menghemat tenaga kerja Guru
b. Tujuan Mahasiswa
Ø Mahasiswa mampu menciptakan sistem pembayaran SPP yang lebih baik
Ø Mampu mengaplikasikan berbagai data yang ada kedalam sebuah system
Ø Melatih mahasiswa menghadapi keadaan di dunia kerja
4.2 Manfaat
a. Bagi Sekolah
Ø Memperoleh usulan sistem informasi yang diperlukan untuk meningkatkan mutu pelayanan administrasi dalam pembayaran SPP
Ø Sebagai penerapan langsung teknologi informasi guna menghadapi era globalisasi
Ø Efisiensi kinerja dengan memanfaatkan teknologi berbasis komputer yang mampu membantu kinerja manusia didalamnya
b. Bagi Mahasiswa
Ø Mendapatkan konsep pemikiran yang terpadu yang mampu menerapkan teori dan praktek dalam menganalisa suatu sistem kerja
Ø Mendapatkan kesempatan untuk beradaptasi dengan dunia kerja yang syarat dengan efisienitas dan disiplin
5. Metodologi
Dalam penyusunan proposal ini, menggunakan beberapa metodologi penelitian, sehingga proposal ini dapat terselesaikan dengan baik. Adapun langkah-langkah yang akan diambil adalah sebagai berikut:
a. Pengumpulan data
b. Perancangan sistem
c. Pengujian sistem
Dalam penulisan proposal kali ini selain mendapatkan data - data dari buku penunjang juga mendapatkan informasi dari internet yang dapat digunakan sebagai acuan dalam penulisan ini.
6. Waktu dan tempat
- Waktu : 8 November 2010 s/d 19 Februari 2011
- Tempat : SD Bantur 2 Kabupaten Malang
7. Tim Proyek
- Eni Mauliyah sebagai Kepala Proyek
- Nurrudin Septiawan sebagai Progammer
- Dicky Arieska Hidayat sebagai Desain Sistem
- Millatina Sinawa bagian Penjadwalan Kegiatan dan Pendanaan
- Zainul Abidin bagian Maintenance dan Humas/Pemasaran
8. Pelaksanaan Kegiatan
| No. | Kegiatan | November | Desember | Januari | Februari |
| ||||||||||
|
|
| 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Pemilihan Judul |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2 | Konsultasi dengan dosen |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3 | Pendekatan ke sekolah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4 | Meminta ijin ke sekolah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 5 | Pengumpulan Data |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 6 | Pembuatan Design Data Base dan Tampilan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 7 | Memasukkan data (Data Entry) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 8 | Uji Coba |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 9 | Perbaikan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 10 | Pemasangan Program pada Komputer Sekolah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 11 | Pelatihan bagi operator di sekolah |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 12 | Pembuatan Buku Proyek Akhir |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 13 | Presentasi di muka penguji |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 14 | Revisi Buku Proyek Akhir |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. Pendanaan
| No. | Kegiatan/Barang | Jumlah | Biaya Satuan | Total Biaya | Keterangan |
| 1. | Pembuatan Proposal | 3 buah | Rp5.000,00 | Rp15.000,00 |
|
| 2. | Pembelian Buku Microsoft Acces | 1 buah | Rp31.000,00 | Rp31.000,00 |
|
| 3. | Transport | 16 kali | Rp4.000,00 | Rp64.000,00 |
|
| 4. | Pembuatan Buku Proyek | 3 buah | Rp20.000,00 | Rp60.000,00 |
|
| 5. | Flashdisk | 1 buah | Rp80.000,00 | Rp80.000,00 |
|
| 6. | Sewa Printer | 10 jam | Rp6.000,00 | Rp60.000,00 |
|
| 7. | Perlengkapan presentasi Proyek | 1 unit | Rp25.000,00 | Rp25.000,00 |
|
| 8. | Lain-lain |
|
| Rp25.000,00 |
|
|
| J u m l a h |
| Rp360.000,00 |
| |
|
|
|
|
| (tiga ratus enan puluh ribu rupiah) | |
Dana berasal dari :
a. Orang Tua : Rp 160.000,00 (seratus ribu rupiah)
b. Diharapkan partisipasi dari : Rp 200.000,00 (dua ratus ribu rupiah)
SD Bantur 2 Kabupaten Malang
PROGRAM PEMBAYARAN SPP SD Bantur 2
Implementasi dan Pembahasan
A. Implementasi
Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap dimana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar-benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat penggunaan memanfaatkan sistemnya.
Petunjuk penggunaan
B. Pembahasan
1. Form Login
Sistem ini dibuat disertai dengan login user. Hal ini untuk bertujuan agar pihak yang berkepentingan saja yang dapat menjalankan program, misalnya bagian tata usaha pada SD Bantur 2. Pada tampilan login dibawah ini user harus mengimputkan nama dan password terlebih dahulu.
Form Login Pengguna
2. Form Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan awal setelah user berhasil melakukan login.
Form Menu Utama
Pada menu utama terdapat terdapat sub-sub menu yang disediakan program
3. Form Ganti Password
Sistem menyediakan fasilitas untuk melakukan penggantian password. Penggantian password hanya bisa dilakukan oleh pengguna yang sudah memiliki hak akses, karena hanya password saja yang diganti bukan nama penggunanya.
Form Ganti Password
4. Form User Baru
Sistem menyediakan fasilitas untuk menambahkan pengguna (user), hal ini memungkinkan sistem dapat dijalankan lebih dari satu pengguna.
Form User Baru
5. Form Input dan Edit Siswa
Form ini, merupakan data siswa pada SD Bantur. Pada form ini user dapat melakukan penyimpanan, perubahan dan penghapusan data siswa.
Form Input dan Edit Siswa
6. Form Input dan Edit Kelas
Pada form ini, user dapat memasukkan data kelas dengan wali kelasnya, hal ini bertujuan agar setiap kelas mempunyai wali kelas. Seperti pada form lain dapat juga dilakukan penyimpanan, perubahan dan penghapusan data kelas.
Form Input dan Edit Kelas
7. Form Input dan Edit Guru
Form ini berisi data guru SD Bantur 2. Pada form ini user dapat melakukan penyimpanan, perubahan dan penghapusan data guru.
Form Input dan Edit Guru
8. Form Input dan Edit Pembagian Kelas
Pada form ini, data siswa yang sudah ada dalam database. Akan dibagi kedalam kelas-kelas, maksudnya adalah siswa akan di tempatkan pada kelas dengan wali kelas yang telah ditentukan, serta tahun ajaran. pada form ini user dapat melakukan penyimpanan, perubahan dan penghapusan data pembagian kelas.
Form Input dan Edit Pembagian Kelas
9. Form Transaksi Pembayaran SPP
Form ini disediakan untuk memudahkan dalam pencatatan transaksi pembayaran SPP siswa, dapat dilakukan berdasarkan pada kode SPP nis dan nama, kelas, semester, serta total jumlah bayar.
Form Transaksi Pembayaran SPP
10. Form Pencarian Siswa
Form ini disediakan untuk memudahkan dalam pencarian data siswa yang suda melakukan transaksi pembayaran SPP, kriteria pencarian dapat dilakukan berdasarkan pada nis dan nama.
Form Pencarian siswa
11. Form Laporan Siswa Berdasarkan Tahun
Form ini berfungsi untuk melakukan pencarian data siswa yang akan dicetak berdasarkan tahun atau angkatan.
Form Laporan Siswa Berdasarkan Tahun
Setelah mengisi tahun yang akan dicari klik tombol preview, maka akan muncul laporan data siswa berdasarkan tahun, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan.
Laporan Siswa Berdasarkan Tahun
12. Form Laporan Guru
Form ini berfungsi untuk membuat laporan data guru, caranya dengan menekan tombol preview pada form laporan guru.
Form Laporan Guru
Berikut laporan yang ditampilkan, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan.
Laporan Guru
13. Form Laporan Pembagian Kelas
Form ini berfungsi untuk membuat laporan pembagian kelas, caranya dengan mengisi kelas dan tahun ajaran yang ingin dibuat laporan, selanjutnya klik tombol preview pada form LaporanPembagian Kelas.
Form Laporan Pembagian Kelas
Selanjutnya akan ditampilkan laporan yang di inginkan, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan.
Laporan pembagian kelas
14. Form Laporan SPP
Form ini berfungsi untuk membuat laporan SPP, caranya dengan mengisi nis, kelas, semester dan tahun ajaran yang ingin dibuat laporan, selanjutnya klik tombol preview pada form Laporan SPP.
Form Laporan SPP
Selanjutnya akan ditampilkan laporan yang di inginkan, klik gambar printer untuk melakukan pencetakan.
KESIMPULAN
1. Dengan sistem lama yang di gunakan selama ini, data yang dihasilkan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilkan informasi yang di butuhkan. Karena di sistem manual yang digunakan, dapat terjadi penumpukan-penumpukan data yang akan di butuhkan. Sehingga penyampaian informasi kepada siswa, guru, serta karyawan jadi terhambat. Misalnya sebagai berikut :
· Membutuhkan waktu pencarian, pemasukan, dan pencatatan data yang cukup lama. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan.
· Dengan pencatatan sistem yang manual, kinerja jadi mengalami kendala.
· Informasi yang dihasilkan menjadi terlambat , sehingga tidak tepat waktu.
· Informasi yang dibutuhkan menjadi tidak akurat, karena sering mengalami kesalahan dalam proses pencatatan, pencarian maupun pemasukan data
2. Dengan penggunaan Sistem Informasi SPP yang sudah secara komputerisasi ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di SD Bantur 2 lebih berkualitas. Dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan pihak sekolah dalam pembayaran SPP siswa. Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan sebagai berikut :
· Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. Dalam pencatatan data siswa misalnya, user tinggal mengetikan 1 perintah saja, maka data akan langsung didapat sesuai kebutuhan.
· Informasi yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat di pertanggung jawabkan. Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat,dan penyampaian informasi baik berupa data siswa, guru, karyawan akan menjadi lebih tepat sasaran.
· Dengan menggunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi yang akurat, yaitu tentang siswa yang sudah melakukan regristrasi dan bisa didapat juga siswa yang belum membayar
